直接来院の患者さま
「電話回線」や「インターネット（携帯・パソコン）」を使う予約システムにおいては
「直接来院」の患者さまの受付をどうするか...が、便利さを左右します。
「シマフクロウ・コール」は
- 「携帯受付」の患者さまはパソコンで管理します。
- 「直接来院」の患者さまは受付表で管理します。
実はこの方法が "もっとも簡単" で "もっとも現実的" なのです。
たとえば「管理画面」が11の時に「直接来院」の患者さまが来られたら、診察券を出して名前を
書いていただきます。
受付スタッフは受付表に12と記して現在の受付人数を〔増やす〕で12にするだけです。
（次の「携帯受付」は13からカウント表示します）
「携帯受付」の利用率にもよりますがおおむねバランスよく受付が入ってまいります。
極端な "かたより" が、ない限り受付順番通りに診察していけば大丈夫です。
打ち込んで一覧表にしていくという方法もあります。一見、便利に思えますが、実は
この作業はとても大きな労力と負担としてスタッフにかかってきます。
（外来100人うち50人が直接来院だったら...）
いままでのような受付表管理でまったく問題ありません。
「携帯」&「直接」
予約システムで重要なのは 「公平感」 です。
ほとんどの患者さまが「携帯受付」を利用されるようになったとしても「直接来院」の方が「ゼロ」になることはありません。
携帯をお持ちでない、使い方がわからない患者さまはいらっしゃいます。
その方達が 「不公平感」 を感じない工夫が必要です。
「シマフクロウ・コール」は携帯受付が出来なくて長い待ち時間になっている
患者さまや新患を臨機応変に「携帯受付」の間に割り込ませることが可能です。
「シマフクロウ・コール」は「番号札」「番号券」で厳密に診察順番を決定付けません。
基本的にモニターに「現在の診察番号」も表示しません。
「抜いた」「抜かれた」は不信感の増幅とトラブルの原因になります。
ですから番号設定・表示するタイプは順番通りの診察を維持する必要がある訳です。
そうしなければモニターの順番表示もずれてしまい「順番通り」ではなくなります。
「シマフクロウ・コール」は「ここにいる数人のうちに自分の番がくる」という待ち基準です。
最初の案内で多少順番が前後する可能性があることはご理解いただいています。
医療機関側には、自由に調整（采配）できる "揺らぎ" が必要です。
「シマフクロウ・コール」が選ばれる大きな理由のひとつがこの "揺らぎ" の存在です。
必要に応じて講じる措置です。
「重症」「急患」などの理由も含めて順番通りに行かないことは多々あります。
そういう場合に、うまく対応できるシステムか否かが問題なのです。
このコンセプトは医療機関からとても受け入れられる「考え方」です。
「呼び出しメール」
「シマフクロウ・コール」には「安心機能」として「呼び出しメール」が標準装備されています。
自分の順番までを頻繁に携帯電話で確認する手間を軽減しました。
また、「呼び出しメール」が欲しいタイミングを自分で選べるようにバージョンアップしてからは
個人の事情で選択できるようになり、さらに待ち時間が短くなったと好評です。
現代は携帯電話環境も発展し、メールが届かないなどのトラブルもほとんどありません。
よくある時間予約のように、たとえば10：00に予約をしたので事前に設定した30分前にタイマーでメールが自動発信されるというものではありません。
これは時間通りに診察が進んでいない場合の配慮（現実性）がありません。
管理画面に表示される「現在の診察番号」の数字から裏読みして「リアルな順番」でメールを
自動発信する仕組みです。 この操作に関してスタッフは何もしなくていいのです。
■「呼び出しメール」をはずすことも可能です
■当院は一律「○番目」になったら呼び出しメールを発信する
などの選択も初期設定時に可能です。
状況に合わせてあとで変更することにも対応致します。
個別連絡メール
携帯電話受付処理後、右端に 〔呼〕ボタン が現れています。
「個別連絡メール」です。
クリックすると別ウインドウが開き、任意の方へ直接、メールが
送れる機能です。
■診察まではしばらく時間がありますが、本日は診察前に点滴が
あります。宜しければ早目に御来院ください。
■診察順番が過ぎています。お急ぎお越しください。
■他個別連絡や緊急時に利用できます。
メッセージを入力して送信ボタンを押すだけです。
辞書機能に例文をたくさん保存しておくと便利です。
「お知らせ」の表示
「シマフクロウ・コール」は医療機関側で管理画面に直接「お知らせ」を打ち込むことで
瞬時に携帯画面に「お知らせ」を表示させることができます。（全角９０文字程度）
トップに表示されますので"見落とし"がありません。
「通常のご案内」から「緊急案内」まで利用範囲は広がります。
※ 受付混雑のため午前受付を急遽終了させていただきました。
午後の受付開始をお待ち下さい。
※ 只今、緊急分娩中です。 診察は午後開始に変更しました。
また状況は時折、携帯電話で確認してください。
※ 20日、院長 学会参加のために休診です。
※ 8月13、14、15日 休診です。 16日から通常診察です。
※ 本日は16：00で受付を終了します。ご注意ください。
「お知らせ」を入れる場合は基本的に 「停止中」か「一時停止中」 に行って下さい。
メッセージ入力後、いずれかのボタンを押すと携帯電話への表示が開始されます。
「実行中」だと1分で更新を行いますので、文字入力が間に合わないことがあります。
上部の"携帯画面へのお知らせ"にも同じメッセージが表示されます。
ここに表示されている文章が携帯電話に表示されます。
画面の切替によりお知らせ記入窓から本文が消えることがありますが、
"携帯画面へのお知らせ"に表示されていれば携帯電話に表示されています。
「お知らせ」を消去するときは、「お知らせ記入窓」の文言を Back Space で消去した後、
いずれか任意のボタンを押してください。
文字が消えない場合は「お知らせ記入窓」にしばらくスペースを打った後にいずれかの
ボタンを押してください。 カーソルを先端に戻し、あらためて任意のボタンを押します。
"携帯画面へのお知らせ" の窓から文字が消えればOKです。
辞書機能を利用して「お知らせ」記入例を定型文としてたくさん登録しておくと便利です。
管理画面表示変更
「シマフクロウ・コール」は管理画面の表示パターンを替えることが出来ます。
「降順」「昇順」切り替えボタン
〔すべて〕・〔未受付〕・〔受付済〕・〔未診療〕 の4パターンです。
確認事項にご利用ください。 通常は〔すべて〕にしておくことを奨めます。
「シマフクロウ・コール」はリストを下段へ追加していき最下段が最新リストとなります。
リストが増えて画面をはみ出すようでしたら「降順」にすると便利です。
いちばん上に最新リストを表示するようになります。
使いやすい表示をお選びください。
新患の対応
「シマフクロウ・コール」は「診察券番号」と「名前（カタカナ）」の2点で本人確認としています。
よって「診察券」のない新患はこのサービスを利用できません。
初診のかたは初回のみ直接、お越しいただくことになります。
新患が使えないようにしている理由は「本物か」「イタズラか」の判別が難しいということです。
しかし幾つかの方法（工夫）で対応することは可能です。
≪「診察券番号」に特殊な番号を設定する≫
「新患のかたは診察券番号の箇所に999999を入力してください」
などとホームページなどで紹介します。
積極的に新患を受け入れることができます。
初診から短い待ち時間で診察を受けることが出来ます。
≪初回のみ電話で順番取りを受付けます≫
「新患のかたはお電話下さい。初回のみ順番をお取りします」
とホームページなどで紹介します。
新患からの電話には「受付番号は○○番です」と応対します。
（受付表に名前を書いてあげます）
初診から短い待ち時間で診察を受けることが出来ます。
携帯電話をお持ちの方（見られる方）には...
「呼び出しメールはありませんが、数番前までにクリニックにお越し下さい」と
案内します。
携帯電話をお持ちでない方には...
「およそ○○分後にクリニックにお越し下さい」と案内します。
予約システムには「新患でも使えます」という製品もありますが、各製品がどの方法
で本人確認（イタズラではないという確認）をしているのかがポイントです。
院長先生のご判断で新患対応をお考えになるといいと思います。
サービスの状態
「シマフクロウ・コール」は「実行中」「一時停止」のサービスの状態は医療機関ごとに
事前に設定した時間に合わせて切り替わるようになっています。
自動で動く「シマフクロウ・コール」ですが、もちろん手動でもサービス切替えは可能です。
突発的にサービスの状況を変えなければならない場面がないとは限りません。
そんな時に早急に手動で対処できることが大切です。
そしてサービスの切り替え理由を「お知らせ」に表示しておくことで患者さまの疑問・不安も
その場で解消されます。
これが出来る製品が「シマフクロウ・コール」です。
本日の診察が終了した時点（最後の患者さまが診察を終了した時点）で、「一時停止」から
スタッフご自身で「停止」にしてからパソコンの電源を切っていただきます。
日によって終了時間が異なりますので最後は「手動で停止」をお願いしております。
■「一時停止」「停止中」には〔受付〕ボタンが表示されません。
■「お知らせ」はいつでも表示されています。
