混雑の標準化が図れ、スタッフ・患者双方にメリット

北海道札幌市清田区

　医療法人社団小野内科医院様

インフルエンザワクチンは「混んでいて当たり前」と思っていた

毎年秋頃になるとインフルエンザワクチン接種の患者様で待合室が溢れ返ってしまう。そんな悩みを抱えている医療機関様も多いだろう。

小野内科医院様では、従来予約制ではなく来院順に接種を行う流れであったが、多くの患者様が来院することで混雑を招いてしまうという問題を抱えていた。最も混雑する11月には職員を通常時より増やして対応していたが、根本的な解決には至らなかった。また、2017年度のワクチン不足問題の際には接種希望の患者様が殺到し、外来がパンクしてしまう日もあったという。

そんな問題を解決するために2018年度から導入したのが、Web予約システムの【シマフクロウ・冬季ワクチン】である。

「高齢の患者様が多い当院ではWeb予約は馴染まないのでは、という懸念もありましたが、シーズンごとの契約でコスト面も試しやすいものでしたので、今後通常診療での予約制を検討する試金石になればと思い、導入を決定しました。」と、小野事務長は語る。

事前に来院予定者を把握。事前準備でお待たせしない

月・水・金の午後をワクチン接種時間とし、30分あたり10人を予約枠で設定したところ、11月～12月下旬まで全ての日程で枠がいっぱいに埋まった。

結果として、2018年度のワクチン接種者数は直近8年間で最高、過去7年の平均より30%増という数字になった。

しかし、「全日程に関して患者様の待ち時間はほぼ０といっても良いくらいでした」と小野事務長。来院歴のある予約者分のカルテを事前に全て出しておき、ワクチン接種のみで料金が明確な請求書は事前に発行しておくなどの工夫もしているという。更に、Web予約を取り入れたことで、ばらつきのあった混雑を平準化することもできた。Web予約＋院内での運用の工夫を行うことで、小野内科医院様ではワクチン接種の待ち時間の大幅軽減を実現した。