患者様の大切な時間を有効にご利用いただくために

北海道札幌市豊平区
　小椋こどもクリニック様

順番予約とワクチン接種の併用

毎日多くの人で賑わう札幌ドーム。週末にもなるとスポーツ観戦やイベントに足を運ぶ人も多く、周辺施設はより多くの人で賑わっている。札幌ドームのほど近くにある、「イトーヨーカドー福住店６階福住メディカル」の中に「小椋こどもクリニック様」がある。
小椋こどもクリニック様では、患者様の待ち時間対策に積極的に取り組んでおり、診察順番予約の「シマフクロウ・コール」、一般ワクチン予約の「シマフクロウ・通年ワクチン」、インフルエンザ予約に特化した「シマフクロウ・冬季ワクチン」と３つのシマフクロウ・シリーズを導入している。
通常の診察を希望の患者様は、スマートフォンやPCから現在の混雑具合（待ち人数や待ち時間）が確認でき、その場ですぐに受付操作をして頂く。自身の順番が近づくと呼出メールが届くため、院内で長時間待つ必要が無く、「自宅で安静にしてから」「近くで買い物をしてから」受診が出来る。
一方、ワクチン接種を希望の患者様には、ワクチン接種に特化した「専用時間」を午後に設けており、Webからの予約制となっている。常に需要の多い各種ワクチンの接種だが、小児科において【ワクチンの管理】と【予約の受付作業】はそれなりに手間と時間のかかる作業である。

親御さんとスタッフの負担軽減にも繋がった

「ワクチンは年齢や種類による組み合わせ（同時接種）が複雑なため、電話や口頭での説明が非常に難しく、スタッフ・患者様双方に大きな負担が掛かっていました。シマフクロウ・通年ワクチンは、予めワクチンの組み合わせを設定しておけるので、電話や口頭での説明の負担が軽減しました。」と、小椋院長は語る。
ワクチンの予約は365日24時間いつでも予約できるため、忙しいお母様たちにとってありがたいようで、Web予約に変えてから「とても助かっています」という声を多く頂くようになったとのこと。医療機関にとっても、「いつ」「誰が」「何のワクチンを接種するか」を把握できることで、接種の事前準備が可能となり、患者様が来院してから診療・接種までの流れがとてもスムーズになったともいう。
また、小椋こどもクリニック様では、通常診療のWeb受付、ワクチン接種の予約のどちらも、初診の方でもご利用いただけるようにしている。このような運用を行うことで、初診・再診問わず、患者様の待ち時間の軽減を実現している。
診療・接種に関わる全てのシステムをシマフクロウ・シリーズで統一したことで、メリットもあるという。「当院の受付・予約に関わるシステムを統一したことで、わからないことや変更をしたいときなど、困った時に担当の方に連絡をすると全て解消・解決します。また、すぐ来て欲しいときに駆けつけてくれるので、サポート面でも安心です。シマフクロウ・シリーズは患者様と医療機関の双方の課題解決に貢献してくれていると思います。」