患者様のために今何ができるか

北海道 旭川市

　富山耳鼻咽喉科医院 様

導入の決め手は道内企業の安心感

富山耳鼻咽喉科様では当初、紙面で予約の管理をおこなっていたがスタッフの電話応対に時間が掛かってしまうことや患者様にも予約する度に電話をいただくのでは手間が掛かってしまうことなどが問題としてあった。

「もっと便利に患者様に通院してもらえるものはないか」ということで予約システムの導入を考えていた。

その後、色々と予約システムについて自分たちで調べていた中で出会ったのがシマフクロウ・シリーズであった。

「シマフクロウ・シリーズは札幌の会社が開発して、担当者が札幌に居るという安心感を持ちました。担当の方にお越しいただき、当院ではシマフクロウ・シリーズの中でどのタイプが合っているかをご相談することで具体的な運用方法やメリット等もイメージでき、これなら患者様にももっと便利にストレスなく通院してもらえると思いました。元々、時間予約制で診療を行っていたことや電話予約の患者様が多かったことからスタッフの電話応対の軽減を狙えることなどがあり、時間予約制のシマフクロウ・リザーブを導入することに決めました。」と富山事務長は語る。

できないというのではなく まずはやってみる

導入を決める際には問題もあったという。新しいシステムが導入するときに必ず直面するであろう「従来と運用方法が変わる」ということである。富山耳鼻咽喉科様ではスタッフから「今でも忙しいのに、さらに業務が増えるのですか」と運用が変わってしまうことによる反対の声が出ていた。しかし、患者様の利便性を第一に考えることや「できないというのではなくまずはやってみる」という理念の基、運用を開始することに。

「運用を開始してみるとシンプルなシステム設計ですのでスタッフ達もすぐに操作を覚えることができましたし、患者様が気軽に予約していただけるようになり、電話応対の時間が激減するという想像以上のメリットを感じています」と富山事務長。

更に予約管理が紙面からシステム上で行うことで予約状況もわかりやすくなり、医院のシフト管理にも情報を活用しているという。予約状況から「混んでいる日」と「空いている日」でスタッフのシフト調整を行い、スタッフの適切な人数を一定に保つような取り組みを行っている。

今ではスタッフからも「予約管理はもう紙には戻れない」という声も出ており、患者様からも「予約システムがあるのは嬉しい」との声も頂いているのでシマフクロウ・シリーズを導入して本当に良かったと感じているそうだ。

また「予約システムを利用する側として心配な『安全性』についてもアドウイックよりセキュリティ部分をかなり強固な仕組みにアップグレードしたと連絡がきて安心して使えることは有難い」とも語っている。

現在では、同系列である「かむい耳鼻咽喉科」様もシマフクロウ・リザーブを導入している。

富山耳鼻咽喉科様も使用している